Procesmanagement

Een organisatie bestaat omdat die een product of dienst willen leveren aan haar klanten. En het liefst een nuttige! Er zijn in zo’n organisatie vaak heel wat handelingen nodig om van klantvraag ook daadwerkelijk tot levering van het product of de dienst te komen. Dit proces noemen we bedrijfsproces.

Je kunt dus zeggen dat alle organisaties wel een vorm van een bedrijfsproces hebben. Dat wil overigens niet altijd zeggen dat zij zich daar bewust van zijn.

Neem Fons. Fons is een loodgieter die net voor zichzelf is begonnen. Loodgietersbedrijf de Ketel prijkt er nu op zijn spiksplinternieuwe bus. En trots dat hij is!

Op een dag belt een klant hem op met een probleem. Fons springt in zijn bus, gaat naar de klant toe, bekijkt het probleem, lost het op en gaat weer naar huis. Een paar dagen later schrijft hij een factuur en stuurt deze naar de klant.

Dit is in principe al een eenvoudige vorm van een bedrijfsproces. Er zijn niet veel partijen bij betrokken (naast de klant alleen de Fons zelf). En het proces ligt zo voor de hand, dat Fons er niet eens bewust over na heeft gedacht; ‘Euhm, ja … Dat doe je toch gewoon zo?’

Wanneer organisaties groter worden, loont het de moeite om je wél heel bewust te zijn van je bedrijfsproces(sen). Je tijd en aandacht zijn schaars. Als je die verbruikt aan allerhande randzaken binnen je organisatie, kun je je niet bezighouden met wat er écht toe doet. Hierdoor worden dingen soms onhandiger gedaan dan nodig is, of ze kosten meer tijd.

Dat komt omdat zo’n organisatie natuurlijk niet altijd zo groot is geweest als hij nu is. Die is langzaamaan gegroeid. In de loop van de tijd zijn er talloze beslissingen genomen die op dat moment de juiste waren. Maar nu de organisatie groter is geworden, blijkt de keuze van toen niet meer zo handig.

Toen Fons alleen was, had hij nog een prima overzicht van al het werk dat werd gedaan (hij deed het allemaal zelf!). Hij had een agenda om zijn afspraken in te zetten, als geheugensteuntje. De rest wist hij uit zijn hoofd: werk dat was gedaan, materialen die waren gebruikt.

Dat was twee jaar geleden. Inmiddels is de Ketel een heus bedrijf, met vier loodgieters en twee knechten in dienst. Ze werken hard,doen veel werk, en hebben dus ook veel materialen nodig. Die pakken ze uit het magazijn. Aan het einde van de dag vergeten ze dat Fons alleen wel eens te vertellen. Fons verliest daardoor langzaamaan het overzicht, weet niet meer wat er wel en niet in het magazijn ligt.

Zo gebeurde het op een dag dat hij zijn knecht Wilbert erop uit stuurde om een waterleiding te repareren. Daar bleek dat ze niet de juiste pijp hadden om de leiding te repareren. Bestellen duurde twee dagen. Uiteindelijk heeft Wilbert het lek kunnen repareren, maar hij heeft nu nog zere knieën van het dweilen …

Zo zie je dat een bepaalde manier van werken in eerste instantie prima voldoet, maar na verloop van tijd niet meer goed werkt. Neem dus regelmatig je bedrijfsprocessen onder de loep, en houd daarbij rekening met veranderingen binnen en buiten de organisatie. Die tak van sport heet BPM: Business Process Management.

BPM Tools

Op het gebied van procesmanagement kan cosys je helpen met de inventarisatie en analyse van de bedrijfsprocessen binnen je organisatie. Maar dan ben je er nog niet. Je wilt vervolgens ook grip houden op je processen. Dat kan met behulp van een BPM-tool.

BPM Tools

Een dergelijke tool stelt je in staat om je bedrijfsprocessen te: